Digitalisierung an Hochschulen: Investitionen intelligent planen
In Hochschulen werden Prozesse zunehmend komplexer. Die Zahl an Mitarbeitern und Studierenden steigt. Es bedarf digitaler Technologien und Services, um den neuen Bedingungen in IT, Beschaffung, Studierendenmanagement oder Forschung und Lehre gewachsen zu sein. Universitäten sollten den Anschluss an aktuelle Entwicklungen und wichtige Investitionen auf keinen Fall verpassen – und sie können wesentlich effizienter wirtschaften, wenn sie ihre IT-Services zentral an einen starken Partner auslagern.
Mit der Digitalisierung steigt der Investitionsbedarf
Bildungssysteme sollten mit der Zeit gehen und Studenten bestmöglich unterstützen. Weil digitale Hochschulen für internationale Studenten und Wissenschaftler wesentlich attraktiver sind, wird Digitalisierung zum Wettbewerbsmerkmal. Um berufliche und soziale Fortschritte zu erzielen, ist es für Universitäten außerdem essenziell, die Qualität von Bildung zu verbessern und dadurch höhere Einnahmen zu erzielen. Die Lösung sind digitale Anwendungen, die jedoch mit zusätzlichen Investitionen verbunden sind.
Die wichtigsten Investitionen für Universitäten
Laut der von Canon beauftragten IDC-Studie Education Industry Primer nehmen die Ausgaben für IT-Dienstleistungen im Bildungssektor in Westeuropa stetig zu, wobei der Hochschulbereich im Vergleich zu Primar- und Sekundarstufe voraussichtlich die größte Investitionsbereitschaft zeigen wird. Diese Entwicklung entspricht dabei den anspruchsvolleren Lösungen, die Universitäten für ihre komplexen Prozesse benötigen. Die größten Investitionen fließen demnach vermehrt in digitale Anwendungen für Campus- und Studentenmanagement sowie Lernplattformen. Für Universitäten ergeben sich daraus unterschiedliche Bereiche für den Investitionsbedarf:
Digitale Technologien für die Forschung wie 3-D-Drucksysteme, VR-Technologien: Akademische Forscher und Lehrende benötigen Technologien, die sie dabei unterstützen, Themen zu identifizieren, die zu neuen Erkenntnissen führen und wissenschaftlich anerkannt werden können. Sie profitieren zudem von einem optimierten Projektmanagement. Campus- und personalisiertes Studierendenmanagement, Optimierung der Druckumgebung, Dokumentenmanagement, Bezahl- und Multifunktionssysteme, Beschaffungsmanagement: Im Bereich der Verwaltungs- und Karrieredienstleistungen sind dagegen Investitionen wichtig, die die Studentenverwaltung vereinfachen und die Karrierechancen für Hochschulabsolventen erhöhen.
Dazu gehören z. B. Systeme zur Vermittlung von Praktika und Plätzen für Auslandssemester. Für Verwaltung und IT spielt vor allem ein effizientes, sicheres und datenschutzkonformes Management des Campusbetriebs inklusive Beschaffung und Dokumentenmanagement eine große Rolle. Lernmanagementsysteme, Innovation Labs: Mitarbeiter der Lehre wiederum legen Wert darauf, die Qualität ihrer Ergebnisse zu verbessern, Lernen für Studierende zu personalisieren und einen modernen Zugang zu Wissen bereitzustellen.
Das sind die Vorteile bei der Beschaffung aus einer Hand
Der Investitionsbedarf von Universitäten betrifft viele verschiedene Bereiche und Lösungen, wie u. a. die Eingabe, das Drucken, Speichern und Teilen von Dokumenten. Wer hier allerdings auf mehrere Lieferanten setzt, hat schnell damit zu kämpfen, die Anwendungen sicher und datenschutzkonform in seine bestehende Architektur zu integrieren oder kostspielige Anpassungen vorzunehmen. Ohne zentrale Steuerung und Verbindung der Geräte und Funktionen müssen Hochschulen immer wieder ihre IT-Manager einschalten; die Ausgabekosten lassen sich kaum planen. Eine Druckinfrastruktur zu verwalten und zu integrieren, kann daher sehr zeitaufwendig und komplex sein. Im Gegensatz dazu bringt die Beschaffung aus einer Hand gleich viele Vorteile mit sich:
Entscheiden sich Universitäten für einen starken Partner, kann dieser nicht nur ihre Bedarfe viel besser erfüllen, sondern unterstützt auch bei effizienteren Prozessen und entlastet die IT-Abteilung: Multifunktionssysteme wie z. B. von Canon bauen auf einer intelligenten Plattform auf. Sie können jede Phase der Dokumentenerstellung und -nutzung unterstützen – Support inklusive. Das Flottenmanagement und der Zugang zu jedem Gerät lassen sich durch Ferndiagnose überwachen und zentralisiert steuern. Universitäten können so ihre Tonerstände jederzeit aufstocken, Druckertreiber verwalten und die Zählerstände automatisiert ablesen.
Das reduziert nicht nur Ausfallzeiten, es vereinfacht und systematisiert auch das IT-Management der Systeme und Flotten. Die nötigen Konfigurationen, Anwendungen und Einstellungen lassen sich zentral oder einzeln je Gerät verwalten. Dadurch können Hochschulen ihre Kosten erheblich senken. Auch der Schutz vertraulicher Daten und Dokumente ist bereits in den multifunktionalen Drucksystemen von Canon integriert: neben Mailbox, Secure Print-Funktion und intelligenter Benutzerauthentifizierung gewährleisten die Systeme netzwerkübergreifenden Datenschutz und enthalten eine Reihe von Funktionen für die Dokumentensicherheit.
Die Leistungen von Canon lassen sich dabei jederzeit an die spezifischen Anforderungen von Hochschulen anpassen; sie sind skalierbar und nahtlos in verschiedene Dokumentenerfassungs- und Ausgabemanagementlösungen integrierbar. Universitäten, die ihre Beschaffung an nur einen Anbieter wie Canon auslagern, können dadurch z. B. ihre Druckkosten um 10 bis 30 Prozent senken. So wissen sie mit Sicherheit, dass sich ihre Investitionen in digitale Technologien lohnen.